Banyak perusahaan di Oklahoma bergulat dengan kesulitan mempertahankan komunikasi internal yang efisien dengan personel yang tersebar karena tenaga kerja jarak jauh terus meningkat. Baik pekerja tersebar di sekitar Tulsa, Oklahoma City, atau bahkan di luar perbatasan negara bagian, menjaga keselarasan, keterlibatan, dan produktivitas tim bergantung pada peningkatan komunikasi internal. Berikut adalah beberapa taktik yang dapat digunakan perusahaan di Oklahoma untuk meningkatkan komunikasi dengan pekerja jarak jauh mereka.
Manfaatkan Teknologi untuk Mendorong Kolaborasi yang Lancar
Membeli peralatan yang tepat dapat sangat meningkatkan komunikasi dalam tim yang berjauhan. Kolaborasi waktu nyata dipromosikan oleh layanan berbasis cloud seperti Slack, Microsoft Teams, dan Zoom, yang memfasilitasi obrolan langsung, konferensi video, dan berbagi file. Dengan menggunakan alat-alat ini, tim dapat berinteraksi secara virtual dalam lingkungan kantor dan mengatasi hambatan komunikasi.
Bisnis di Oklahoma juga dapat menetapkan tugas, memantau kemajuan proyek, dan menjaga transparansi dengan menggunakan alat manajemen proyek seperti Asana atau Trello. Hal ini membantu menghindari kesalahpahaman atau melupakan tugas-tugas penting.
Buat Pedoman Komunikasi yang Jelas
Komunikasi menjadi kurang terstruktur saat bekerja jarak jauh. Bisnis di Oklahoma harus menetapkan prosedur komunikasi yang transparan untuk mengatasi hal ini. Pedoman tentang hal-hal berikut dapat disertakan:
• Waktu respons email dan pesan
• Metode komunikasi yang disukai untuk berbagai situasi (misalnya, pembaruan rutin melalui email, masalah mendesak melalui Slack)
• Jadwal rapat yang menjamin interaksi yang sering tanpa membebani staf
Tim jarak jauh dapat menjaga keselarasan tanpa terganggu oleh notifikasi yang terus-menerus atau gaya komunikasi yang tidak sesuai dengan menetapkan protokol yang jelas.
Mendorong Budaya Transparansi
Keterbukaan sangat penting saat berkomunikasi jarak jauh. Bisnis di Oklahoma dapat meningkatkan keterbukaan dengan secara konsisten menyebarkan informasi tentang perubahan perusahaan, status proyek, dan pencapaian tim. Disarankan agar para manajer mengembangkan rutinitas untuk mengkomunikasikan ketersediaan mereka, kemajuan tugas utama, dan tujuan perusahaan. Hal ini menjamin bahwa semua orang setuju dan membangun kepercayaan.
Tim dapat menyimpan dokumen di lokasi bersama di mana semua anggota memiliki akses ke versi dokumen terbaru menggunakan alat seperti Google Drive atau SharePoint. Dengan melakukan ini, kesalahpahaman akan lebih kecil kemungkinannya terjadi dan semua orang dalam tim bekerja dengan data yang sama.
Dorong Umpan Balik dan Diskusi Terbuka
Mereka yang belum terbiasa dengan format kerja jarak jauh mungkin mengalami perasaan kesepian di beberapa waktu. Perusahaan harus menumbuhkan budaya yang menghargai komunikasi dan kritik yang jujur untuk mengatasi hal ini. Atasan harus secara rutin menanyakan perasaan tim mereka mengenai kerja jarak jauh selain aktivitas yang berkaitan dengan pekerjaan. Perusahaan dapat mengungkap hambatan atau kesulitan komunikasi yang memerlukan perhatian dengan memanfaatkan masukan karyawan.
Perusahaan juga dapat mensimulasikan diskusi di kantor dengan mengadakan sesi "pintu terbuka" virtual di mana anggota staf dapat mampir untuk mendiskusikan masalah atau ide.
Kesimpulan
Bisnis di Oklahoma harus memprioritaskan komunikasi internal yang efisien seiring dengan semakin maraknya kerja jarak jauh untuk menjaga moral dan produktivitas. Bisnis dapat mengatasi kesulitan komunikasi jarak jauh dengan menggunakan alat yang tepat, menetapkan protokol yang jelas, mendorong keterbukaan, mendorong umpan balik, dan memperkuat ikatan tim.
