De nombreuses entreprises d'Oklahoma sont aux prises avec la difficulté de maintenir une communication interne efficace avec un personnel dispersé alors que le travail à distance continue de se développer. Que les travailleurs soient dispersés autour de Tulsa, d'Oklahoma City ou même en dehors des frontières des États, le maintien de l'alignement, de l'engagement et de la productivité des équipes dépend de l'amélioration de la communication interne. Voici quelques tactiques que les entreprises de l'Oklahoma peuvent utiliser pour améliorer la communication avec leurs travailleurs à distance.
Utiliser la technologie pour promouvoir une collaboration fluide
L'achat de l'équipement approprié peut grandement améliorer la communication au sein des équipes distantes. La collaboration en temps réel est favorisée par des services basés sur le cloud tels que Slack, Microsoft Teams et Zoom, qui facilitent le chat, la vidéoconférence et le partage de fichiers immédiats. Grâce à l'utilisation de ces outils, les équipes peuvent interagir virtuellement dans un bureau et surmonter les obstacles à la communication.
Les entreprises de l'Oklahoma peuvent également attribuer des tâches, suivre l'avancement du projet et maintenir la transparence en utilisant des outils de gestion de projet tels qu'Asana ou Trello. Cela permet d’éviter les malentendus ou l’oubli de tâches importantes.
Créer des directives de communication lucides
La communication devient moins structurée lorsque l’on travaille à distance. Les entreprises de l'Oklahoma devraient établir des procédures de communication transparentes pour contrer cela. Des lignes directrices sur les points suivants peuvent être incluses :
• Temps de réponse aux e-mails et aux messages
• Méthodes de communication privilégiées pour diverses situations (par exemple, mises à jour régulières par e-mail, problèmes urgents via Slack)
• Calendriers de réunions garantissant des points de contact fréquents sans surcharger le personnel
Les équipes distantes peuvent maintenir l'alignement sans être distraites par des pings incessants ou des styles de communication incompatibles en établissant des protocoles clairs.
Encourager une culture transparente
L'ouverture est cruciale lors de la communication à distance. Les entreprises de l'Oklahoma peuvent promouvoir l'ouverture en diffusant systématiquement des informations sur les changements au sein de l'entreprise, l'état des projets et les réalisations de l'équipe. Il est recommandé aux managers de développer une routine de communication de leur disponibilité, de l'avancement des tâches clés et des objectifs de l'entreprise. Cela garantit que tout le monde est d’accord et renforce la confiance.
Les équipes peuvent stocker les documents dans un emplacement commun où tous les membres ont accès aux versions les plus récentes des documents à l'aide d'outils tels que Google Drive ou SharePoint. En procédant ainsi, les problèmes de communication sont moins susceptibles de se produire et tous les membres de l'équipe travaillent avec les mêmes données.
Encouragez les commentaires et les discussions ouvertes
Ceux qui ne sont pas habitués au format du travail à distance peuvent parfois éprouver un sentiment de solitude. Les entreprises devraient favoriser une culture qui valorise la communication franche et la critique afin de contrecarrer cela. Les superviseurs doivent régulièrement s'enquérir des sentiments de leurs équipes concernant le travail à distance en plus des activités liées au travail. Les entreprises peuvent découvrir des goulots d'étranglement ou des difficultés de communication qui nécessitent une attention en utilisant la contribution des employés.
Les entreprises peuvent également simuler des discussions au bureau en organisant des heures virtuelles de « porte ouverte » pendant lesquelles les membres du personnel peuvent s'arrêter pour discuter de problèmes ou d'idées.
Conclusion
Les entreprises de l'Oklahoma doivent donner la priorité à une communication interne efficace alors que le travail à distance devient de plus en plus répandu pour soutenir le moral et la production. Les entreprises peuvent surmonter les difficultés de la communication à distance en utilisant les outils appropriés, en établissant des protocoles clairs, en encourageant l'ouverture, en encourageant les commentaires et en renforçant les liens d'équipe.
