تواجه العديد من الشركات في أوكلاهوما صعوبة الحفاظ على اتصال داخلي فعال مع الموظفين المتناثرين مع استمرار زيادة العمل عن بعد. وسواء كان العمال منتشرين حول تولسا، أو أوكلاهوما سيتي، أو حتى خارج حدود الولاية، فإن الحفاظ على انسجام الفرق ومشاركتها وإنتاجيتها يعتمد على تعزيز التواصل الداخلي. هذه بعض الأساليب التي يمكن للشركات في أوكلاهوما استخدامها لتحسين التواصل مع العاملين عن بعد.
استخدم التكنولوجيا لتعزيز التعاون السلس
شراء المعدات المناسبة يمكن أن يعزز بشكل كبير التواصل بين الفرق البعيدة. يتم تعزيز التعاون في الوقت الفعلي من خلال الخدمات المستندة إلى السحابة مثل Slack وMicrosoft Teams وZoom، والتي تسهل الدردشة الفورية ومؤتمرات الفيديو ومشاركة الملفات. باستخدام هذه الأدوات، يمكن للفرق التفاعل فعليًا في بيئة مكتبية والتغلب على عقبات التواصل.
يمكن للشركات في أوكلاهوما أيضًا تعيين المهام ومراقبة تقدم المشروع والحفاظ على الشفافية باستخدام أدوات إدارة المشروع مثل Asana أو Trello. وهذا يساعد على تجنب سوء الفهم أو نسيان الواجبات الهامة.
إنشاء إرشادات التواصل الواضح
يصبح التواصل أقل تنظيماً عند العمل عن بعد. يجب على الشركات في أوكلاهوما إنشاء إجراءات اتصال شفافة لمواجهة ذلك. يمكن تضمين المبادئ التوجيهية بشأن ما يلي:
• أوقات الاستجابة للبريد الإلكتروني والرسائل
• طرق الاتصال المفضلة لمختلف المواقف (على سبيل المثال، التحديثات المنتظمة عبر البريد الإلكتروني، والقضايا العاجلة عبر Slack)
• جداول الاجتماعات التي تضمن نقاط اتصال متكررة دون إرهاق الموظفين
يمكن للفرق البعيدة الحفاظ على التوافق دون تشتيت انتباهها عن طريق الأصوات المستمرة أو أنماط الاتصال غير المتطابقة من خلال إنشاء بروتوكولات واضحة.
تشجيع ثقافة الشفافية
الانفتاح أمر بالغ الأهمية عند التواصل عن بعد. يمكن للشركات في أوكلاهوما تعزيز الانفتاح من خلال النشر المستمر للمعلومات حول تغييرات الشركة وحالات المشروع وإنجازات الفريق. من المستحسن أن يقوم المديرون بتطوير روتين لتوصيل مدى توفرهم وتقدم المهام الرئيسية وأهداف الشركة. وهذا يضمن موافقة الجميع وبناء الثقة.
يمكن للفرق تخزين الأوراق في موقع مشترك حيث يمكن لجميع الأعضاء الوصول إلى أحدث الإصدارات من المستندات باستخدام أدوات مثل Google Drive أو SharePoint. ومن خلال القيام بذلك، تقل احتمالية حدوث سوء التواصل ويعمل كل فرد في الفريق باستخدام نفس البيانات.
تشجيع ردود الفعل والمناقشة المفتوحة
أولئك الذين لم يعتادوا على شكل العمل عن بعد قد يشعرون بمشاعر الوحدة في بعض الأحيان. يجب على الشركات تعزيز ثقافة تقدر التواصل الصريح والنقد من أجل مواجهة ذلك. يجب على المشرفين الاستفسار بشكل روتيني عن مشاعر فرقهم فيما يتعلق بالعمل عن بعد بالإضافة إلى الأنشطة المتعلقة بالعمل. يمكن للشركات الكشف عن اختناقات الاتصال أو الصعوبات التي تتطلب الاهتمام من خلال الاستفادة من مدخلات الموظفين.
يمكن للشركات أيضًا محاكاة المحادثات داخل المكتب من خلال استضافة ساعات "الباب المفتوح" الافتراضية التي يمكن للموظفين التوقف خلالها لمناقشة القضايا أو الأفكار.
خاتمة
يجب على الشركات في أوكلاهوما إعطاء الأولوية للتواصل الداخلي الفعال مع تزايد انتشار العمل عن بعد للحفاظ على الروح المعنوية والإنتاج. يمكن للشركات التغلب على صعوبات الاتصال عن بعد من خلال استخدام الأدوات المناسبة، ووضع بروتوكولات واضحة، وتشجيع الانفتاح، وتشجيع ردود الفعل، وتعزيز روابط الفريق.
