تواجه العديد من الشركات في أوكلاهوما صعوبة في الحفاظ على تواصل داخلي فعّال مع موظفيها المنتشرين في أنحاء متفرقة، مع تزايد العمل عن بُعد. وسواءً أكان الموظفون متفرقين في تولسا أو مدينة أوكلاهوما أو حتى خارج حدود الولاية، فإن الحفاظ على انسجام فرق العمل وتفاعلها وإنتاجيتها يعتمد على تحسين التواصل الداخلي. فيما يلي بعض الاستراتيجيات التي يمكن للشركات في أوكلاهوما استخدامها لتحسين التواصل مع موظفيها العاملين عن بُعد.
استخدام التكنولوجيا لتعزيز التعاون السلس
يُمكن لشراء المعدات المناسبة أن يُحسّن التواصل بين الفرق العاملة عن بُعد بشكل كبير. وتُعزز الخدمات السحابية، مثل Slack وMicrosoft Teams وZoom، التعاون الفوري، إذ تُسهّل هذه الخدمات الدردشة الفورية وعقد مؤتمرات الفيديو ومشاركة الملفات. وباستخدام هذه الأدوات، يُمكن للفرق التفاعل افتراضيًا في بيئة مكتبية، وتجاوز عقبات التواصل.
بإمكان الشركات في أوكلاهوما أيضاً توزيع المهام، ومتابعة سير المشاريع، والحفاظ على الشفافية باستخدام أدوات إدارة المشاريع مثل أسانا أو تريلو. وهذا يساعد على تجنب سوء الفهم أو نسيان المهام المهمة.
إنشاء إرشادات تواصل واضحة
يصبح التواصل أقل تنظيمًا عند العمل عن بُعد. لذا، ينبغي على الشركات في أوكلاهوما وضع إجراءات تواصل شفافة لمواجهة هذا الأمر. ويمكن تضمين إرشادات بشأن ما يلي:
• أوقات الرد على البريد الإلكتروني والرسائل
• طرق التواصل المفضلة لمختلف المواقف (مثل التحديثات الدورية عبر البريد الإلكتروني، والمشاكل العاجلة عبر سلاك)
• جداول اجتماعات تضمن التواصل المتكرر دون إرهاق الموظفين
يمكن للفرق العاملة عن بعد الحفاظ على التنسيق دون تشتيت انتباهها بالإشعارات المتواصلة أو أساليب التواصل غير المتوافقة من خلال وضع بروتوكولات واضحة.
تشجيع ثقافة الشفافية
يُعدّ التواصل المفتوح أمرًا بالغ الأهمية عند العمل عن بُعد. ويمكن للشركات في أوكلاهوما تعزيز هذا التواصل من خلال نشر المعلومات بانتظام حول التغييرات المؤسسية، وحالة المشاريع، وإنجازات الفريق. ويُنصح المدراء بوضع آلية منتظمة للتواصل بشأن مدى توافرهم، والتقدم المُحرز في المهام الرئيسية، وأهداف الشركة. وهذا يضمن توافق الجميع ويبني الثقة.
يمكن للفرق تخزين المستندات في موقع مشترك يتيح لجميع الأعضاء الوصول إلى أحدث نسخها باستخدام أدوات مثل جوجل درايف أو شيربوينت. وبذلك، تقل احتمالية حدوث سوء فهم، ويعمل جميع أعضاء الفريق على نفس البيانات.
شجع على تقديم الملاحظات والمناقشة المفتوحة
قد يشعر من لم يعتادوا على العمل عن بُعد بالوحدة أحيانًا. لذا، ينبغي على الشركات تعزيز ثقافة تُقدّر التواصل الصريح والنقد البنّاء للتخفيف من هذه المشاعر. كما يُنصح المشرفون بالاستفسار بانتظام عن آراء فرقهم حول العمل عن بُعد، بالإضافة إلى الأنشطة المتعلقة بالعمل. ويمكن للشركات اكتشاف أي معوقات أو صعوبات في التواصل تتطلب اهتمامًا من خلال الاستماع إلى آراء الموظفين.
يمكن للشركات أيضاً محاكاة المحادثات داخل المكتب من خلال استضافة ساعات "الأبواب المفتوحة" الافتراضية التي يمكن خلالها للموظفين التوقف لمناقشة القضايا أو الأفكار.
خاتمة
يتعين على الشركات في أوكلاهوما إيلاء الأولوية للتواصل الداخلي الفعال مع ازدياد شيوع العمل عن بُعد، وذلك للحفاظ على الروح المعنوية والإنتاجية. ويمكن للشركات التغلب على صعوبات التواصل عن بُعد من خلال استخدام الأدوات المناسبة، ووضع بروتوكولات واضحة، وتشجيع الشفافية، وحثّ الموظفين على تقديم الملاحظات، وتعزيز الروابط بين أعضاء الفريق.
